Zajištění toho, aby vaši zaměstnanci pracovali z domova, je skvělý způsob, jak zefektivnit sociální distancování se během pandemie COVID-19. Vzdálené ovládání také prozatím pomáhá snížit náklady, což je pro podniky s rozpočtem zásadní. Zatímco velké společnosti to vyřešily hned na začátku, menší organizace mohou mít potíže s nastavením úspěšného vzdáleného systému.
Jsme tu, abychom vám pomohli aby byl přechod co nejplynulejší.
Tento článek se zaměřuje na seznam všech základních nástrojů, které malá firma potřebuje, aby mohla vybudovat efektivní vzdálené prostředí. Kontrolní seznam se skládá z nástrojů a kroků, které musí podniknout každý malý a střední podnik, aby se při tom vzdálil a zůstal při tom efektivní.
1. Získejte veškerý potřebný hardware
Aby mohli všichni zaměstnanci začít pracovat na dálku, vyžadují hardware pro přístup na webové stránky, sdílení a práci na dokumentech a navázání komunikace s ostatními členy společnosti. Většinou to znamená vybavení společnosti nebo osobní vybavení.
Každý zaměstnanec by měl mít na práci jeden notebook nebo počítač, ať už je ve vlastnictví společnosti, nebo osobní zařízení, záleží na preferencích vaší společnosti. Pokud chcete, aby vaši pracovníci měli profesionálnější a bezpečnější zkušenosti a měli na to rozpočet, doporučujeme rozdávat firemní zařízení. Můžete nastavit omezení, sledovat aktivitu a umožnit svým zaměstnancům snadnější oddělení osobního a pracovního života.
Zajistěte, aby všichni zaměstnanci měli vhodné zařízení pro práci ve svém oboru. Například grafik bude potřebovat počítač vybavený pro zpracování aplikací náročných na zdroje, zatímco zapisovač si vystačí s méně výkonným vybavením.
Pokud vaše společnost rozdává vybavení pracovníkům, sledujte, které zařízení a kam jde. Doporučujeme nastavit tabulku s informacemi, jako jsou sériová čísla zařízení, jméno a podpis vašeho zaměstnance, stejně jako model zařízení. Tím je zajištěno, že žádné zařízení nebude zaměňováno nebo ztraceno.
2. Zvyšte zabezpečení pomocí služeb VPN
VPN je zkratka pro virtuální privátní síť. Stručně řečeno, VPN je virtuální kabel, který spojuje počítač s nelokální sítí a poskytuje zabezpečené připojení skryté před cizími osobami. Jedná se o mimořádně užitečnou službu pro vzdálené pracovníky, protože snižuje riziko možného odhalení důvěrných informací.
Mezi mnoho dalších výhod používání VPN patří přístup na webové stránky, které jsou blokovány v zemi nebo oblasti zaměstnance, zvýšené soukromí poskytovatelů internetových služeb, ochrana před hackery a lepší internetové připojení k serverům pomocí soukromých přímých cest.
jak nechat hlavní panel zmizet na celé obrazovce
VPN mají svou vlastní sadu zranitelností, protože útočníci se snaží využít výhod konkrétních slabých míst a využívat šifrovací protokoly. Vaši zaměstnanci jsou však s VPN stále bezpečnější, protože útočníci by k jejich sledování potřebovali více času a prostředků, což snižuje pravděpodobnost, že na ně zacílí.
Naše doporučení pro VPN zahrnují NordVPN , ExpressVPN , a CyberGhost . Všechny tyto služby jsou rychlé, snadno použitelné a cenově dostupné pro malé firmy.
3. Sledujte čas
Protože nemůžete zkontrolovat, zda zaměstnanec pracuje osobně, jako byste pracovali, když jste v kanceláři, musíte mít možnost vidět, kdy v reálném čase chodí. Vždy je můžete požádat, aby si to jednoduše zapsali a poslali vám, ale to není efektivní a ponechává to zaměstnancům spoustu volného prostoru.
Přesnějším a efektivnějším způsobem je použití virtuálního nástroje pro sledování času, který vás aktualizuje, jakmile zaměstnanec začne nebo přestane pracovat. Další užitečné funkce nalezené v těchto nástrojích vám umožňují zkontrolovat IP adresu, ze které váš zaměstnanec přišel, což vám zajistí, že jsou ve svých domovech.
Čas protokolování je také nezbytný, abyste mohli určit, kolik hodin zaměstnanec strávil prací. To je zásadní, pokud platíte lidem na základě hodinové sazby, protože potřebujete přesnou zprávu. Spárování s nástroji pro monitorování počítače může zajistit, že se vaši zaměstnanci nebudou pokoušet oklamat systém.
Pro tyto účely důrazně doporučujeme začlenit nástroje, které nabízí JE vyřešeno , stejně jako Toggl aplikace.
4. Používejte efektivní komunikační nástroje
Při přechodu na vzdálenou práci nestačí telefonické hovory. Abyste mohli držet krok se svými zaměstnanci, odpovídat a klást otázky, sdílet soubory a provádět pravidelné kontroly každého probíhajícího projektu, musíte využít výhod různých komunikačních nástrojů. Naštěstí existuje spousta řešení, která přitahují různé skupiny lidí, ze kterých si můžete vybrat.
Zde jsou některá z našich doporučení:
- Svár : Zatímco Discord začínal jako aplikace nejatraktivnější pro mladší publikum, stal se jedním z nejpoužívanějších programů pro komunikační účely. Díky možnosti chatovat jeden na jednoho, ve skupinách a na dedikovaných serverech pokrývá Discord všechny komunikační potřeby, které může podnik mít. Nejlepší na tom je, že je vše zdarma.
- Slack : Pokud potřebujete profesionálnější řešení, Slack má vaši záda. Umožňuje vám spojit zaměstnance a poté nastavit různé kanály pro chatování, oznámení, aktualizace a práci. Od ostatních komunikačních řešení se odlišuje profesionální integrací s obchodními nástroji jako Dropbox, Outlook Calendar, Salesforce a Jira Cloud.
- Microsoft Teams : Funguje vaše společnost s produkty Office, jako jsou Word nebo Excel? Vaše řešení vše v jednom pro komunikaci musí být Microsoft Teams. Umožňuje vám nastavit virtuální verzi vaší společnosti a poté vám poskytne všechny nástroje, které potřebujete k vzdálené osobní činnosti. Chatujte, zahajte videohovory, pořádejte konference a integrujte se s aplikacemi Office, abyste mohli spolupracovat a sdílet projekty.
- Zvětšení : Pro podniky, které oceňují konference, je Zoom tím nejlepším způsobem, jak se spojit se svými zaměstnanci tváří v tvář i stovky kilometrů od sebe. Užijte si vysoce kvalitní hovory, které pojmou velký počet obsluhujících osob.
5. Spolupracujte se zaměstnanci
I když můžete jednoduše spolupracovat s ostatními, můžete se velmi spolupracovat, můžete to vždy vylepšit využitím sad určených pro spolupráci v reálném čase. Zkombinujte to s audio nebo videohovory, abyste dále zvýšili efektivitu spolupráce s ostatními zaměstnanci.
Naše doporučení jsou následující:
jak nainstalovat Windows 10 s flash diskem
- Office 365 (nyní známý jako Microsoft 365 ): Microsoft 365 je možná nejoblíbenější aplikační sada, která je dnes k dispozici, a je skvělým řešením pro pracovníky, kteří chtějí spolupracovat na velkých projektech. Díky nástrojům pro psaní esejů, vytváření tabulek, správě dat a dokonce i tvorbě grafiky můžete snadno spolupracovat na různých projektech.
- G Suite : Díky čemu je Google G Suite úžasnou volbou pro spolupráci, je jeho dostupnost. Vše, co potřebujete ke spolupráci, je počítač a prohlížeč - není nutná žádná instalace. Pracujte na dokumentech, tabulkách a dokonce i prezentacích společně se svými kolegy, doplňte úložiště a sdílení souborů prostřednictvím Disku Google.
- pracuji : I když je tato sada k dispozici pouze pro uživatele počítačů Mac, je to skvělý nástroj, do kterého můžete investovat peníze. Vytvářejte nádherné dokumenty pomocí efektivních nástrojů a spolupracujte s ostatními zaměstnanci, aniž byste se museli starat o zbytečné podrobnosti.
Doufáme, že s pomocí tohoto článku , jste byli schopni získat přehled o tom, co musíte udělat, a získat, abyste na dálku uspěli ve svém podnikání. Přejeme vám hodně štěstí a doufáme, že máte šanci pracovat bezpečně z pohodlí svého domova.
