GDPR: Aspekty pro školy

GDPR: Aspekty pro školy

Obecné nařízení o ochraně osobních údajů (neboli GDPR) je změna legislativy o tom, jak používáme a uchováváme osobní údaje, a která vstoupila v platnost dnem 25. května 2018 . Všechny organizace musí být v souladu s novými pravidly. Co to tedy znamená pro školy?

Co jsou osobní údaje?

Osobními údaji se rozumí informace, které mohou přímo či nepřímo identifikovat skutečnou osobu. Patří sem informace jako: jméno, e-mailová adresa, příspěvky na sociálních sítích, lékařské informace, bankovní údaje, fotografie nebo dokonce IP adresa.Školy mohou také uchovávat další informace o etnické příslušnosti, náboženství nebo lékařské anamnéze dítěte. Existují pravidla, která budou muset řešit, jak se s těmito informacemi nakládá.

Proč změna?

Obecné nařízení o ochraně osobních údajů (GDPR) zajišťuje, že organizace a podniky budou při shromažďování, používání a ochraně osobních údajů odpovědnější a transparentnější.

Nová legislativa nahrazuje směrnici o ochraně údajů 95/46/ES a bude přísnější a aktuálnější. EU uznává, že shromažďování osobních údajů je velký byznys, a jejím cílem je zajistit, aby byly zavedeny odpovědné a etické postupy spolu s ochrannými postupy. Občanům EU poskytne větší ochranu údajů a soukromí.

Organizace a podniky nyní budou muset být zodpovědnější a odpovídat na následující otázky týkající se osobních údajů:

• Proč to držíš?
• jak jsi to získal?
• Proč to bylo původně shromážděno?
• Jak dlouho to budete uchovávat?
• Jak bezpečné je to z hlediska šifrování i dostupnosti?
• Sdílíte to někdy s třetími stranami a na jakém základě byste to mohli udělat?

Práva jednotlivce

Podle GDPR budou mít jednotlivci větší kontrolu nad tím, kdo má jejich informace, k čemu se používají, s kým jsou sdíleny a jak jsou zpracovávány. Nyní budou mít tato práva:

• Právo být informován
• Právo přístupu
• Právo na opravu
• Právo být zapomenut
• Právo na omezení zpracování
• Právo na přenositelnost údajů
• Právo na náhradu škody a odpovědnost

Jak školy shromažďují informace o dětech, Citlivé osobní údaje Více podrobností.

Sbírat data

Osobní údaje musí být zpracovány spravedlivě a zákonně. Pokud jako škola shromažďujete osobní údaje, musíte být schopni vysvětlit:

1. Proč to sbíráš
2. Jak to budete zpracovávat
3. S kým jej budete sdílet a kdo k němu má přístup
4. Jak dlouho si to hodláte nechat

Existuje šest právních základů, na jejichž základě může škola zpracovávat osobní údaje. Shromažďování údajů musí spadat pod jeden z těchto šesti základů, jinak není v souladu s GDPR a nemělo by být zpracováváno. Základy jsou následující:

• Souhlas subjektu údajů
• Zpracování je nezbytné pro plnění smlouvy se subjektem údajů nebo pro provedení kroků k uzavření smlouvy
• Zpracování je nezbytné pro splnění zákonné povinnosti
• Zpracování je nezbytné k ochraně životně důležitých zájmů subjektu údajů nebo jiné osoby
• Zpracování je nezbytné pro splnění úkolu prováděného ve veřejném zájmu nebo při výkonu veřejné moci svěřené správci
• Nezbytné pro účely oprávněných zájmů, které sleduje správce nebo třetí strana, s výjimkou případů, kdy nad těmito zájmy převažují zájmy, práva nebo svobody subjektu údajů

Zde je třeba pamatovat na to, že možná budete potřebovat informace o studentovi, jako je jméno a adresa. To by bylo nezbytné pro splnění úkolu prováděného ve veřejném zájmu nebo při výkonu veřejné moci, kterým je správce pověřen. Tyto informace však poté nemůžete použít jiným způsobem, například je sdílet s třetí stranou, aniž byste nejprve získali povolení od subjektu údajů.

Podobně s braním fotografie studentů . Nejen, že budete vyžadovat Co se považuje za dobrou praxi, když školy/ETB fotí své studenty? .

Co dělat?

Školy by měly nejprve provést audit informací, které mají, rozhodnout se, zda je potřebují nebo ne, proč byly vůbec shromážděny a jak dlouho chtějí je uchovávat. Stáhněte si Kontrolní seznam shody .

Dále vypracujte interní zásady ochrany údajů, které specifikují, jaké osobní údaje škola/ETB uchovává. Tento dokument by měl být pravidelně revidován a aktualizován. Mělo by to také odkazovat na osm Pravidlo 1: Získat a zpracovat informace poctivě