Jak optimalizovat doručenou poštu aplikace Outlook v 5 snadných krocích

Nepřehledná schránka je špatná zpráva. Je nejen těžké najít důležité e-maily, ale budete mít stále menší motivaci k otevírání aplikace Mail každý den. Co můžete udělat, abyste mezi zprávami neměli nepořádek? Jednoduše optimalizujte doručenou poštu aplikace Outlook pomocí 5 snadných kroků níže.

Pokud jste se někdy při prohlížení příchozích e-mailů cítili nesvůj, tento článek je pro vás. Jednoduše optimalizujte svou doručenou poštu a přestaňte se hromadit e-maily a zaútočit na vás oznámeními. Nemusíte neustále sledovat svou poštu a trávit hodiny tím, že se budete snažit všechno vyčistit. Stačí se podívat na těchto 5 snadných kroků v Outlooku pro Microsoft 365 a vše za vás vyřešit.

Poznámka : Většina z těchto funkcí platí pro Outlook pro Microsoft 365 / Office 365. Některé z nich jsou však k dispozici také prostřednictvím e-mailové služby Microsoftu Outlook.com.

Optimalizujte svou doručenou poštu v Outlooku v 5 snadných krocích

Podívejme se, jak se můžete stát organizátorem aplikace Outlook pro a nakonec dosáhneme takové doručené pošty s nulovým oznámením, o jaké jste snili.

1. Vyčištění odstraněním duplicitních e-mailů

Věděli jste, že Outlook má automatizovaný nástroj pro mazání duplicitních e-mailů? Teď ano. Pomocí této funkce můžete pouze několika kliknutími rychle snížit počet e-mailů, které musíte každý den prohlížet.

1. Otevřete doručenou poštu, kterou chcete vymazat. Nezapomeňte zůstat na výchozím nastavení Domov karta - na kartě Záložky pásu karet můžete zkontrolovat, na které kartě se nacházíte.
2. Rozbalte Uklidit rozevírací nabídku a poté vyberte jednu z nich Vyčistěte složku nebo Vyčistěte konverzaci , podle vašich potřeb.
   
   
3. Na obrazovce se zobrazí výzva. Potvrďte, že chcete vymazat konverzaci nebo složku, a podívejte se, jak se snižuje počet nepřečtených e-mailů ve vaší doručené poště.

Co je na funkci Vyčištění dobré, je skutečnost, že všechny odstraněné položky lze po určitou dobu obnovit. Najdete je v Smazané položky složka na boku okna aplikace Outlook.

2. Vytvořte složky pro vaše e-maily

Mít každou příchozí poštu v jedné složce může být matoucí. Jistě, spam se obvykle roztřídí do kategorie nevyžádané pošty, ale vše ostatní je na vás. Osobně doporučuji nastavit některé základní složky a každý den třídit příchozí poštu.

V návaznosti na Dodělávat věci ® nebo GTD Díky metodologii organizace úkolů můžete pomocí aplikace Outlook snadno zvýšit produktivitu. Nejprve byste měli vytvořit tři různé složky:

• Doručená pošta (výchozí) - Důležité e-maily nechte ve své výchozí doručené poště. Měly by to být zprávy, na které můžete okamžitě odpovědět nebo se jich musíte urgentně zúčastnit.
• Dělat - Přetáhněte neurgentní e-maily do této složky. Doručenou poštu můžete udržovat přehlednou a k těmto zprávám budete mít sklon během dne.
• Následovat - Přesuňte e-maily do této složky, kterou jste pozastavili, například odpovědi, na které čekáte, nebo úkoly, které jste odložili.
• Připomenutí - Některé e-maily nevyžadují, abyste na ně vůbec odpovídali. Uchovávejte je v samostatné složce, abyste se vždy mohli snadno ohlédnout zpět a snadno je najít.

Poznámka : Chcete-li vytvořit nové složky, jednoduše klikněte na složku doručené pošty a vyberte Nová složka. Zde stačí zadat jméno a stisknout klávesu Enter.

Měli byste začít každý den tříděním e-mailů do těchto kategorií a poté naplánovat čas, kdy se budete později věnovat své složce Úkoly. Ujistěte se, že jste s tím v souladu! Po celý den můžete třídit přijímání e-mailů.

V případě potřeby se nebojte vytvořit více složek, tato metoda by měla být přizpůsobena pouze vám a vám.

3. Použijte zobrazení Úkol

Věděli jste, že úkoly můžete vytvářet z e-mailů? Kdykoli obdržíte zprávu, kterou chcete převést na úkol, jednoduše ji přetáhněte na ikonu seznamu úkolů aplikace Outlook a vyvolejte průvodce nastavením úlohy. Zde můžete svému úkolu dát název, popis nebo dokonce nastavit připomenutí.

Pokud nastavíte připomenutí, úkoly se v zadaném čase objeví podobně jako připomenutí schůzky. To vám umožní zůstat v organizaci a snadno vytvářet úkoly přímo ze svých příchozích e-mailů.

4. Nastavte pravidla pro automatické třídění příchozí pošty

Pravidla vám umožňují automaticky přesouvat, označovat a odpovídat na e-mailové zprávy, což výrazně usnadňuje provoz aplikace Outlook. Pomocí pravidel můžete přehrávat zvuky, přesouvat zprávy do složek nebo také automaticky zobrazovat upozornění na nové položky.

Osobně považuji za nejužitečnější pravidlo schopnost přesunout položku od určitého odesílatele nebo s určitými klíčovými slovy v řádku předmětu do jiné složky. To znamená, že pokud jsou splněna určitá kritéria, bude e-mail přesunut do zadané doručené pošty, aniž byste se jej museli dotknout.

Tady je základní průvodce nastavením pravidla v Outlooku.

1. Klepněte pravým tlačítkem na zprávu ve složce Doručená pošta nebo jiné e-mailové složce a vyberte Pravidla .
2. Vyberte jednu z možností. Chcete-li zobrazit více možností, vyberte Vytvořit pravidlo .
3. V Vytvořit pravidlo V dialogovém okně vyberte jedno nebo více z prvních tří políček.
4. V Udělej následující Pokud chcete, aby pravidlo přesunulo zprávu do složky, zaškrtněte políčko Přesunout položku do složky krabice.
5. Vyberte cílovou složku z Vybrat složku dialog, který se objeví, a poté klikněte OK .
6. Klepněte na OK ještě jednou pro uložení pravidla.

5. Využijte výhod kategorií

Barevné kódování vašich e-mailů vám pomůže snadno identifikovat a seskupit související položky v Outlooku. Můžete si vybrat ze sady výchozích kategorií nebo si vytvořit vlastní a poté kategorie přiřadit k e-mailům aplikace Outlook.

Chcete-li přiřadit barevnou kategorii z podokna pro čtení nebo otevřené zprávy, vyberte Zařadit do kategorií z Značky skupiny na pásu karet a vyberte kategorii ze seznamu.

Závěrečné myšlenky

Pokud si chcete přečíst více článků týkajících se moderních technologií, zvažte přihlášení k odběru našeho zpravodaje. Pravidelně vydáváme výukové programy, články s novinkami a průvodce, které vám pomohou v každodenním technologickém životě.