S tolika rušivými vlivy, které se objevují během vašeho pracovního dne, není těžké ztratit pozornost. Máme pro vás 4 klíčové tipy, které vám pomohou vyhnout se plýtvání drahocenným časem zbytečnými úkoly. 
Organizovaní lidé podávají mnohem lepší výkon než ti, kteří nechávají věci chaotické a bez dozoru. Jen si představte následující scénář: hledáte důležitý soubor, ale vaše složky jsou všude, takže ztrácíte minuty. Takovým situacím se můžete vyhnout tím, že budete jednoduše dodržovat naše tipy.
Tipy, které vám pomohou udržet si pořádek
Pojďme se podívat na to, jak se můžete více organizovat a zvýšit svou produktivitu v tomto procesu.
1. Spravujte svá oznámení, zprávy a e-maily
Nechat svou schránku zaneřáděnou je jednou z největších chyb, kterých se jako pracující člověk můžete dopustit. Ať už komunikujete se svými spolupracovníky prostřednictvím přímých zpráv nebo e-mailů, ujistěte se, že jsou vaše příchozí oznámení vždy včas vytříděna.
Kdykoli dostanete zprávu, zkuste odpovědět co nejdříve. Mnoho lidí má tendenci se rozptýlit a zapomenout na zprávu odpovědět nebo si ji dokonce přečíst. To může být velká chyba, když vám přicházejí důležité otázky, schůzky nebo data.
Řešením není ani hromadění zpráv. Čím déle necháte e-maily a zprávy bez dozoru, tím těžší bude napsat odpověď. Postupem času se budete cítit provinile a budete muset vymyslet výmluvu, proč neodpovídáte. Vyhněte se tomu tím, že budete mít vždy přehled o příchozích e-mailech a zprávách, abyste si uklidili doručenou poštu.
Mnoho e-mailových aplikací vám také umožňuje nastavit různé schránky. Využijte toho k vytváření složek a třídění zpráv ručně nebo dokonce automaticky. Také vám doporučujeme často mazat spamové zprávy a zajistit, že nebudete odebírat žádné zbytečné zpravodaje na vaše firemní e-maily.
2. Vytvořte systém pojmenování souborů
Zanechání souborů v nepořádku je obrovská nevýhoda, pokud jde o práci. Nemělo by být překvapením, že bez správného systému pojmenování a organizace budete mít problém najít klíčové soubory a dokumenty potřebné pro vaši práci.
Nepořádek ve složkách může také způsobit, že si zaměníte dvě nebo více verzí projektu. Pokud jste například napsali dlouhou sestavu, ale nakonec jste provedli revize, můžete zaměnit původní a upravený soubor bez správných jmen.
Například své koncepty článku označuji jako „Organizace_V1“. Pomocí tohoto systému bych svůj druhý návrh pojmenoval „Organizace_V2“. Jakmile budou všichni lidé zapojení do projektu se souborem spokojeni, nazval bych jej „Organizace_FINAL“. Samozřejmě nemusíte používat stejný přesný systém jako kdokoli jiný – záleží pouze na tom, abyste zůstali konzistentní s tím, jak své soubory pojmenováváte.
Nezanedbávejte ani složky! Vždy podle potřeby vytvořte dostatek podsložek. Usnadňují vám udržení pořádku a třídění různých zdrojů, abyste se vyhnuli nepořádku.
3. Mějte efektivní rozvrh
Plánování dne je jedním z nejlepších způsobů zvýšení vaší produktivity a organizace. Vědět, co musíte udělat a co chcete udělat, vás bude motivovat k tomu, abyste věci stihli, než bude příliš pozdě.
Toto je úryvek z předchozího článku zveřejněného na webu. Pokud potřebujete další pokyny, důrazně doporučujeme, abyste se podívali na naše „ Jak efektivně plánovat svůj den “ článek.
I když jste to nikdy předtím neplánovali, ještě není pozdě začít. Popadněte pero a poznámkový blok nebo použijte jakoukoli virtuální poznámkovou aplikaci a připravte se vnést do svého života řád! Nenechte si utéct týdny tím, že budete vždy plánovat dopředu.
outlook sadu složek nelze otevřít
Kdykoli plánujete svůj den, nezapomeňte nakreslit jasnou hranici mezi pracovními a životními úkoly. To umožní vaší mysli relaxovat mimo vaše pracovní prostředí a získat jasný přehled o vašich cílech. Nikdy nekombinujte úkoly, které musíte dělat mimo svou práci.
Zjistil jsem, že s tímto problémem pomáhá rozdělení mých hlavních úkolů na menší, lépe zvládnutelné dílčí úkoly. Menší úkoly okamžitě vypadají méně zatěžující a vy se posadíte, abyste věci dělali s motivovanějším přístupem.
4. Ukliďte své pracoviště
Stav vašeho skutečného pracovního prostoru je stejně důležitý jako váš virtuální. Zbavit se spamových e-mailů a uspořádat si soubory nemusí stačit, pokud je váš pracovní prostor rušivý a chaotický.
Mnoho lidí si myslí, že odstranění všech rušivých vlivů, jako je mobilní telefon, televize, rádio, a dokonce i dočasné zbavení se společnosti, zvýší vaši produktivitu. Ujistěte se, že máte na svém pracovním stole jen věci, které můžete kdykoli potřebovat – lepicí papírky, zápisník, pera a samozřejmě notebook nebo počítač.
Pomáhá také práce na odlehlém místě. Ujistěte se, že neslyšíte rušivé zvuky, konverzace nebo elektroniku. Pokud je to možné, vytvořte si pracovní prostředí, kde můžete celý pokoj věnovat jen práci. To pomůže vaší mysli spojit si místo s produktivitou a prováděním věcí.
Závěrečné myšlenky
Jsme rádi, že jste tento článek dočetli až sem :) Děkujeme :)
Vraťte se prosím na pro více zábavných a informativních článků, které se týkají produktivity a moderních technologií! Zvažte přihlášení k odběru našeho zpravodaje pro pravidelné výukové programy, zpravodajské články a průvodce, které vám pomohou ve vašem každodenním technickém životě.
Sdílejte prosím tento článek se svými přáteli nebo online. Někomu jinému by to čtení mohlo být příjemné a mohl by z toho mít také užitek.
Přihlaste se k odběru našeho e-mailového zpravodaje a připojte se k našemu seznamu lidí, kteří dostávají naše články jako první, ihned po jejich zveřejnění. Navíc sdílíme slevy, akce, aktualizace a další prostřednictvím e-mailu a vy budete mít štěstí, že budete v seznamu.
Další čtení
> Jak spánek ovlivňuje váš pracovní den
> 3 bezpečnostní aplikace, o kterých jste nevěděli, že je potřebujete
> Tipy, jak zvýšit produktivitu v práci
> Práce na dálku: Tipy a návrhy pro začátečníky
> 7 kroků ke zvýšení produktivity při práci z domova
